「給与業務のルール見直し、業務フローの可視化、セキュリティ対策、ＢＣＰ等の整備を共に進められるパートナーを探していた」

〈徳山様〉

【給与計算アウトソーシングサービスの導入について】
導入前は現在と変わらない約3,500名の給与計算業務を自社で行っていましたが、将来の上場を検討するにあたり、厳しい上場審査基準をクリアするため、ガバナンス強化や社内環境整備を短期間で行う必要がありました。
その際に、給与業務のルール見直しをはじめ、業務フローの可視化、セキュリティ対策、ＢＣＰ等の整備が必要になってきたのですが、これらの準備を共に進められるパートナーを探していたところ、飲食事業会社からの受託実績の多いエコミックと出会い委託することとなりました。
また、このタイミングで社会保険関係も併せてアウトソーシングすることとし、更なる業務効率化に繋がりました。

【年末調整アウトソーシングサービス（簡単年調）の導入について】
給与計算をエコミックに委託してからも、しばらくは紙による年末調整アウトソーシングサービスを利用していました。
スマホやパソコンを使用してのＷｅｂ申告による年末調整（簡単年調）の導入を想定した際、従業員にとって使いやすいものなのか、余計なストレスを与えてしまわないかという懸念から、紙による年末調整を当時は選択したのです。
しかし、保険料の控除証明書や住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書等はスマホのカメラで撮るだけといった大変簡単に従業員が申告できるしくみだということを知り、今では簡単年調を選択しています。
簡単年調のシステムの使用方法に関する従業員からの問合せも、エコミックが直接対応してくれることで人事部は年末調整時期に他の重要な仕事をする時間ができるようになりました。

〈徳山様〉

アウトソーシングする前までは、人事部に集まる書類のデータ化を全て自社で行っていたので、従業員数も多くかなり大変でした。
データの正確性を担保する必要があるため、手入力をした後に入力誤りがないかを全件チェックするところにも時間をかけていました。

アウトソーシングしてからは、各店舗から集まった大量の書類をエコミックに提出すると、書類のデータ化、給与処理、正確性チェックを行ってもらえるので助かっています。

これまでは、従業員から書類を受けとったタイミングで作業する流れでしたが、アウトソーシングするとエコミックへのデータ提出期限が設定されるため、期日までに提出する必要があるのは大変ですが、煩雑な大量業務もスケジュール化ができることで、残業時間も削減できています。

〈徳山様〉

【給与計算アウトソーシングサービスについて】
大量のデータ入力・チェックなどの単純作業はかなり削減できたと思います。
従業員数も多く関連書類は膨大にあるので、この価格で給与業務をアウトソーシングできて驚いています。

【年末調整アウトソーシングサービス（簡単年調）について】
人事への問合せが本当に少なくなりました。保険料の控除証明書や住宅借入金等特別控除申告書などの記載方法について、数多くの問合せを受けていましたが、証明書をスマホで撮影するだけでエコミックが従業員に代わってデータ化してくれることで、申告内容の正確性も高まっていますね。従業員からも30分かかっていた年末調整申告が、５分で済んだとの声も多く、昨年との違いを実感しています。

〈徳山様〉

【給与計算アウトソーシングサービスについて】
多くのアルバイトスタッフが在籍する当社のような飲食業にも役立つと思います。大量業務を低価格で委託できますからね。

当社では、更なる効率化を目指していきたいと考えています。
エコミックへ各種情報を提出する前作業として、新規入社者情報や変更情報の収集を紙で行っており、この部分において労務管理システムを導入すれば、スピーディに従業員が入力した入社者情報や雇用契約書の収集できますよね。

様々な市販の労務管理システムへエコミックが直接データを取りにいって給与計算している実績もあると聞いています。今後当社としても利用ができないか検討しています。

また、給与規程の変更により、給与計算に影響の出るのは常ですが、エコミックはその仕様変更についても相談に乗ってくれます。打合せを重ねながら当社用にメンテナンスをしてくれるので、使っているシステムが自社の制度にマッチしていないと感じる場合には相談に乗ってくれると思います。
市販給与パッケージにはない柔軟性がありますね。
今後も、エコミックのサービスに期待しています。