「他社のシステム利用のみのスキームよりも多くの費用が掛かるイメージがあったため当初は選択肢として考えていませんでした」

〈新日本造機様〉

　従来は年末調整の書類を紙で配布して、社員に記入してもらい、収集を行っておりましたが、社員から記入方法が分からない、分かりにくいという声が多く、社員に手間と負担が掛かっていました。収集担当部門で書類を収集した後は、内容チェック、間違いの修正、エクセルへのデータ転記作業など、一連の作業に非常に多くの労力を掛けておりました。またこれらの作業は属人化しており、さらに年末年始は他の業務も集中するため業務が輻輳しており、多くの問題に頭を抱えていました。それに加え、昨今の環境配慮への観点から用紙削減による省資源化という企業の社会的責任もあり、次の４つの目的より、年末調整電子化の検討をはじめました。

① 用紙削減による省資源化
② 社員が分かりやすい年末調整とすることで社員の負担軽減を図る
③ 収集担当部門の業務効率化
④ 収集担当部門の業務輻輳回避

　なお、当初は年末調整の電子化を検討していただけで、アウトソーシングは考えていませんでした。

〈新日本造機様〉

　利用候補となる年末調整システムの情報、資料を収集していく中で、エコミックさんと簡単年調の存在を知りました。ただ、システム選定の要件として費用は少しでも抑えたいという思いがあり、簡単年調はアウトソーシング込みなので、他社のシステム利用のみのスキームよりも多くの費用が掛かるイメージがあったため当初は選択肢として考えていませんでしたが、エコミックさんの営業窓口の方からの連絡で実は検討の余地がある価格レベルだということが分かりました。その後、エコミックさんから詳しい話をお聞きする場を設けていただき、簡単年調の説明を受けたところ、社員の入力作業が最小限に抑えられる、チェックや転記作業などが不要になるなど、簡単年調には多くのメリットがあることが分かり「これは良いスキームだ」と一気に関心が向きました。正直なところ、価格だけであれば他にもっと安いところはありましたが、価格差を考慮しても、業務効率等、得られるメリットの方が大きいと考え、エコミックさんにお願いすることにしました。

〈新日本造機様〉

　社員の一番の負担となっていた生命保険料の記入・計算は、証明書の画像をアップロードするだけで良くなり、簡単になったという嬉しい声がたくさんありました。また扶養親族の所得計算も、収入額を入力するだけで自動計算されるため、こちらも簡単になったという声がありました。収集担当部門としては、チェックや転記作業が一切なくなり、業務負荷が大幅に軽減されました。証明書など各種書類の収集については、当社独自の方法を採用したことで、用紙も大幅に削減され、省資源化に寄与することができました。
　簡単年調の採用により、年末調整電子化に取り組む際に掲げた目的だけでなく、大きな効果を得ることができました。特に社員の負担軽減になったことは、社員満足度向上につながる大きな成果があったと考えています。

〈新日本造機様〉

　主に次の５つの点に貢献していただいていると考えています。

① 社員の負担軽減による社員満足度向上
② 収集担当部門における対応時間削減と業務輻輳回避
③ プロにお任せできることで、年末調整データの正確性が担保され、業務品質向上や関係者の安心につながっていること
④ 年末調整は専門知識と経験が求められる業務のため、担当社員の育成にも課題がありましたが、外部リソースにノウハウを頼れるため、習得の範囲をシステムの手順を含めた基礎知識などに縮小できること
⑤ ペーパーレス化による省資源への寄与

〈新日本造機様〉

　社内で給与計算などを行っている企業に共通すると思いますが、特に次のような悩みや課題を持っている企業は一考の価値があるかと思います。

① 年末調整のペーパーレス化に取り組みたい企業
② 年末調整業務によって業務が輻輳して悩んでいる企業
③ 年末調整のみ、または給与計算全般をアウトソーシングしたいと考えている企業