「従業員数が多い会社、全国に拠点があり多くの事業所を取り纏めなければならない会社にはとても便利だと思います」

〈大和ハウス工業様〉

　当センターでは現在、大和ハウス工業とグループ会社32社の年末調整業務を行っており、対象となる従業員数は約5万人と膨大な対応件数となっています。
　もともとは社内システムで年末調整の申告画面等を構築し、各種申告を受領しておりましたが、毎年のように法改正があり、その都度システム改修による時間と費用が多く発生していたことが課題でした。また、人事部員が通常業務を持ったまま年末調整の業務を行っていた為、長時間残業や心理的ストレスなど大きな負担となっていたことや、毎年10月から1月までは他の改善業務に時間を充てられないという課題がありました。それらの課題に併せて今後も法改正により年末調整業務が煩雑になることが想定されましたので、年末調整を専門としているアウトソーシングに任せるということを選択肢として検討しました。

〈大和ハウス工業様〉

　弊社では主に下記理由から、エコミック様を選定しました。

① 独自のクラウドシステム（簡単年調）が利用可能であり、当社のシステム改修にかかる時間や費用が発生していた課題の解決になること。
② 申告は個人のスマートフォンも使用でき、証明書は写真を撮ってアップロードするだけなど、従業員および運営側にとって利便性の高いシステムとなっていること。
③ 札幌にある事務所の視察を行ったことで、高い品質が保たれる業務フローやセキュリティ体制が整っていることが確認できたこと。

〈大和ハウス工業様〉

　委託前は申告の内容チェックを行うための臨時スタッフを30名程度置いていましたので、臨時スタッフの教育から管理、進捗状況の管理など、月例の給与業務に加えて様々な負担が人事担当者にかかっていましたが、委託によってこれらの負担が大幅に削減されました。また、証明書回収は委託せずに弊社で行っておりますが、あらかじめ画像でチェックしていただいているため、誤った年度の証明書が提出されることなども減り、回収がスムーズになりました。
　導入当初は従業員・人事担当者とも初めてのシステムに少々の混乱はありましたが、慣れればシステム上で証明書の回収率など様々な進捗が見えやすくなり、人事担当者としても従業員へのフォローを行いやすくなりました。

〈大和ハウス工業様〉

①個人のスマートフォンなどからも申告が出来る。
この点が従業員にとっても人事担当者にとっても大きなメリットだと感じています。休日や出張などで社内にいなくても申告が出来るため、従業員にとっては申告のしやすい環境となりました。

②ペーパレス化の推進
社内イントラが使えない従業員へ紙の申告書を郵送する必要がなくなり、大幅なペーパレス化につながりました。

③申告画面に入力用のガイド画面がある。
ガイドに従って申告を進めることが出来、知識のない従業員でも正しい申告が出来るようになりました。

④コールセンターがある。
従業員向けのコールセンターがあり、操作方法に行き詰った際もコールセンターへ問い合わせてもらえることで、人事担当者への問い合わせが軽減されました。

⑤契約内容を自社の状況に合わせて毎年見直すことができる。
証明書回収について自社で行うか委託するか選択が出来ること、webが使用できない従業員に書面申告書を送付するか選択ができるなど、毎年自社の状況に合わせた契約をしていただけるため、前年のやり方に不便があった場合、すぐに改善することができます。

〈大和ハウス工業様〉

　従業員数が多い会社、全国に拠点があり多くの事業所を取り纏めなければならない会社にはとても便利だと思います。
　年末調整は処理の時期が限定されていますので、期間内に大量の処理を行わなければならない会社にとってはとても助けになります。進捗状況も管理画面ですぐに抽出することが出来ますし、その管理画面から対象者に督促のメッセージ配信なども出来ますので、従業員数の多い会社におすすめです。