「年末調整業務に費やしていた時間を、現場業務のサポートや既存業務の精度向上のために活用できた」

〈林様〉

　年末調整業務については、社内で独自に開発したイントラネット内のシステムを保守しながら使用し、職員の申請に基づき実施し、申請された内容を各拠点の内勤者が審査していました。
　しかしながら、近年税制に関する法改正が頻繁に行われており、社内システム改修等への対応に時間を要し、職員の入力申請期間を短期間にせざるを得ないことや、社内審査に十分な時間をかけられない等の問題点がありました。また、申請内容の審査や職員からの問合せ対応を行う内勤者は、業務輻輳による負担が大きくなっていました。
　上記の問題点への対策として、年末調整の申請から審査業務についてパッケージソフトを使用した協力会社へ外部委託することによって、職員の負担軽減と厳正的確な審査の実施を検討することになりました。

〈林様〉

・スマホや自宅PCからいつでも申請可能であり、職員の都合に合わせたタイミングで申請ができること
　（従来は社内PCからの申請しかできなかった）
・申請画面が分かりやすく、サポートが充実している
　（所得税に関する知識が少ない職員でも楽に申請ができる）
・専用コールセンターがあり、職員からの問合せも外部委託できること
・システム改修の手間がなく、十分な職員申請期間を確保することができる。システムトラブルへの対応も不要

上記の仕様を満たしたうえで、数社を検討した結果、コスト面および情報セキュリティ面でも優位なエコミック様への委託を決定しました。

〈林様〉

・職員の申請期間を延伸することができました。
　　2020年度（アウトソーシング前）申請期間　22日間（11/11～12/3）
　　2021年度（アウトソーシング後）申請期間　39日間（10/22～11/30）
・職員からの問合せの一部はコンタクトセンターでの対応となりました。
　　着信数327、メール10件
・従来の社内システムと異なり、システム自体を委託しているので、税法改正内容が反映され、自社でシステム改修の必要がなくなりました。
・審査外注化に加え、証明書類の画像申請が可能となったことにより、職員の誤申請を防止することができました（従来のシステムでは、職員が保険控除証明書の内容をシステムに入力していたため、誤りが多く発生しており、審査時に大きな負担となっていました）。
・従来システムでは、扶養内容や本人情報の修正がある場合には、紙を印字して手書きで修正を行っていましたが、申請画面から修正を行うことができるようになったため、職員の負担軽減、ペーパーレス化を推進することができました。
・従業員への問い合わせ対応や書類の回収を含め、審査を担う各拠点の内勤者の負担が軽減されました。

〈林様〉

・簡単年調の導入により、職員の負担軽減、審査者の負担軽減、厳正的確な年末調整の実施が可能になったこと
・内勤者が年末調整業務に費やしていた時間を、現場業務のサポートや既存業務の精度向上のために活用できたこと
・従来、各拠点で実施していた書類回収や職員の問合せ対応を、本部に集中化することができたこと

上記の点が実現できたと考えております。

〈林様〉

・社内で市販のシステムや独自のシステムを利用して年末調整を実施している
・社員数が多く、審査等に時間を要している
・社員からの問い合わせや社内での厳正な審査に不安がある
・年末調整の時期に繁忙期を迎える
・社内のペーパーレス化を進めたい

上記のような状況であれば役に立つものと考えております。