「年末調整業務に関わるメンバーの業務負担が大幅に減りました」

〈オープンループ様〉

　弊社は日払いに特化した人材サービス業をメインに行っている会社となります。
　年末調整を外注する前は、社員と派遣スタッフの合計数千人規模となる年末調整を社内のメンバーのみで行っておりました。年末調整時期になりますと、通常の業務と並行して年末調整の案内作成や書類チェック、データ入力、社員からの問い合わせ対応・年末調整のために臨時アルバイトへの指導などをしているため、自ずと残業時間も多くなってしまっていました。合わせて場所も確保するのが難しく社内の会議室に閉じこもって作業をしていましたから、年末調整作業も中盤に差し掛かるとメンバーの顔色が青白くなってきて雰囲気もどんよりしてくるという状況でした（笑）このままでは、労務がやりたくて入社してきたメンバーに申し訳ないですし、エンゲージメントを低下させることは今後の業務にも大きな損失が出てしまいます。年に一度の作業のために大切な人材を失ってしまうことは非常に痛手ですので、アウトソーシングで解決したいと思うようになったのがきっかけです。

〈オープンループ様〉

　とにもかくにも紙に忙殺されるのが年末調整というイメージでしたが、基本的にはWEB上で完結するということに魅力を感じました。年末調整に携わるメンバーにとっては、外注をしたとしても外注先との連携が上手く行かないとストレスを感じます。紙での年末調整の場合は、現物の所在を把握してからその内容をチェックするという工程が発生しますが、簡単年調の場合は、従業員が入力した内容をリアルタイムで把握することができるため、よりスピーティーに間違いを指摘したり、不足書類を督促したりすることが出来ますので余計なストレスを感じないと思いました。

〈オープンループ様〉

　「アウトソーシングを導入したこと」とそれが「簡単年調」であったことの２点において、年末調整業務に関わるメンバーの業務負担が大幅に減りました。年末調整時期に、通常の業務を止める必要がなかったことも大きなメリットでした。
　１点目の「アウトソーシングを導入したこと」という点についてですが、「アウトソーシングを導入すれば直ちに人事社員の負担が楽になる」というものではないようで、外注をしたとしても書類がどこにあるのかの連携が上手く行かないとストレスを感じるというメンバーからの声も多く聞かれました。特に弊社の場合は「日払い」をメインに行っておりますので、スケジュール感や内容について一般的な月払いの正社員の年末調整とは、年末調整の様相を異に致します。
　ここで２点目の「簡単年調であったこと」のメリットにつながるのですが、「簡単年調」はアウトソーシングのようでアウトソーシングでないという一面があります。紙の年末調整の場合は、外注業者に完全にお任せすることになり、年末調整が完了するまではその進捗や内容について発注者はノータッチとなります。社員からの問合せなどがありどうしても途中で確認したい場合は、書類の所在を把握してからその内容をチェックするという工程が発生します。しかしながら、簡単年調の場合は、従業員が入力した内容をリアルタイムで把握することができるため、よりスピーティーに間違いを指摘したり、不足書類を督促したりすることが出来ますので余計なストレスを感じません。特に弊社のメンバーの場合は、以前まで内製で１万人強の年末調整を行っていたプロフェッショナル揃いですので、進捗が見えることは逆に安心感につながったと思います。

〈オープンループ様〉

　「WEBで完結する点」に尽きます。控除証明書などの法定書類を除き、殆どの作業がWEB上で完結することは従来の発想にはありませんでした。紙での年末調整の場合は、現物（年末調整書類）の所在を把握してからその内容をチェックするという工程が発生しますが、簡単年調の場合は、従業員が入力した内容をリアルタイムで把握することができるため、よりスピーティーに間違いを指摘したり、不足書類を督促したりすることが出来ますので余計なストレスを感じなかったです。さまざまな記録がWEB上に残りますので、「あなたは何時何分にこういうアクションをしていますよ」と社員や派遣スタッフに対して客観的に説明できますので、余計なトラブルも少なかったように思います。

〈オープンループ様〉

　処理する人数が多いほどメリットを発揮できると思います。処理進捗やエラー発生状況などがWEB上で一目瞭然ですので、「いちいち書類を見なくていい」「たくさんの郵便を開封しなくていい」「中身を見ながらパソコンに入力しなくていい」というのは大変ありがたかったです。一つ一つの工程に係る手間は、処理件数が多く積み重なるほどに影響が大きくなります。たくさんの従業員を雇用している会社に是非勧めたいですね。