「導入以前に比べて業務時間は1/5程度になりました」

〈グローバルウェーハズ・ジャパン様〉

　導入以前は、従業員1,300人からの申告をすべて紙ベース行っていました。申告書は専門性が高い書類でかつ毎年のように法改正も行われるため、従業員にとって記入が難しいものでした。そのため、記入間違いや証明書類だけ添付して未記入のまま提出されるなど不備が散見されました。提出された書類は担当部署で全件チェックを行い、不明点は従業員へ問い合わせし、不備を修正する作業を行っていましたが、それらの業務に膨大な時間がかかっており以前より課題感を持っていました。「もっとコアな業務にリソースを割きたい」と当初は給与計算業務そのもの自体のアウトソースも視野に考えましたが、費用面も考えてまずは年末調整業務だけでもスポットでアウトソースすることはできないか情報収集を開始しました。

〈グローバルウェーハズ・ジャパン様〉

　選定ポイントは大きく3つありました。
　1つ目はスマートフォン等個人のデバイスで、従業員が「いつでも」「どこでも」「簡単に」申告できるツール（web申告）であること。2つ目は担当部門のチェックや給与反映等の業務時間を削減すること。3つ目はそれらに見合ったコストであることです。
　エコミックの「簡単年調」はスマートフォンやタブレットにも対応しており、またガイダンスに沿って内容を入力する仕組みのため、インターネットで買い物をする時のような感覚で入力が可能です。また保険料控除や住宅取得控除の申告は、写真を撮ってアップロードするだけなので、従業員が入力ミスをすることもありません。担当部門は管理画面で進捗状況や登録内容を確認でき、また出力できる機能もあることが魅力でした。申告された内容はすべてエコミックにてデータエントリーされ、納品されたものを給与システムへ反映するだけなので、業務も大幅に削減されました。他社と比較してWeb申告の導入実績、価格、システムのユーザビリティから投資対効果で優位と判断しました。

〈グローバルウェーハズ・ジャパン様〉

　初年度は、デバイス不所持者の紙対応との並行稼働や、新しいツールの導入に対する抵抗、事前問い合わせの増加等はありましたが、実際使ってみると、システムユーザビリティが高いおかげで、大きなトラブルなく完了し、また従業員からも早く受け入れられたと思います。2年目以降はWeb申告100%を実現し現在では問い合わせもほとんどない状態です。
　年末調整の業務は事前準備として人事システムから出力したデータをアップロードする作業と従業員へ年末調整実施に関する案内のメール配信。申告期間中は問い合わせ対応と進捗を見ながら督促。データ納品後は給与システムへ反映して追徴・還付計算。後日証明書類の回収というプロセスになっています。導入以前に比べて業務時間は1/5程度になりました。

〈グローバルウェーハズ・ジャパン様〉

　導入以前は1,300人すべての紙をチェックする作業があったので、人事給与担当だけでは手が回らずに、採用担当や総務担当といったグループ全体でサポートし乗り切っていました。それでも年末の多忙な時期ということで全体として時間外が増加する傾向にありました。また、手作業のため、どうしてもミスが減らない状況にありました。データはエコミックの専門部隊に処理していただけるので、品質も確保されておりミスがほとんどない状態になっています。
　また一番の効果としては、人事給与担当だけで年末調整を完結することができ、また作業するタイミングが分散されているので、年末調整で手一杯ということはなくその他の業務にリソースが割けるようになりました。本来のコア業務に注力できるようになったことは大きなベネフィットだと思います。

〈グローバルウェーハズ・ジャパン様〉

　「従業員数が多く、紙で申告書を配付・回収・チェックを行っている」「年末調整に多くの時間がかかっている」「従業員の申告ミスが多い」といった弊社と同じような課題にお悩みの企業の方は一度検討いただくことをお勧めします。
　「簡単年調」は文字通り他のシステムに比べて使いやすいと思うので、従業員の抵抗感も少ないと思います。アウトソースに馴染みのない企業であっても、「年末調整だけ」、「今年だけ」、といった契約が可能で、比較的容易にスタートできます。
　VUCAと呼ばれる時代において、人事部門の課題や業務は日々高度化しています。やらなければいけないこと、やりたいことはたくさんあるのにそこまで手が回らない、そんな課題感を持っている企業の方に役立つと思います。