「他社の年末調整申告システムからの切り替えにより、
人的リソースを他の業務に充てられるようになった、
というのが一番変わったところです。」

〈渡部様〉

給与計算に携わる人的リソースが少なく、さらに年末調整を行うとなるとグループ会社の協力も仰ぎながら数十名体制で行う必要があり、一大プロジェクトとして取り扱う必要がありました。
以前は他社の年末調整申告システムを導入し、自社で年末調整業務を行っておりましたが結局、申告内容のチェック、未申告者への督促、申請内容に関する従業員への問合せ確認、その後の修正等の工数がかかり、協力を仰いだ人員も年末調整専門の方ではないため、その方達への作業手順の説明も必要となっておりました。
こういったことから年末調整申告システム導入だけでは、工数削減の限界を感じ、アウトソーシングしてはどうか、という話になったことが検討の始まりでした。

〈渡部様〉

前述のとおり、アウトソーシングの検討を進めた中、他社サービスも調べた上で従業員から見ると申告が最も簡単そうだ、というのが決め手となりました。
年末調整申告は年に1回ですし、知識がないと難しいものと考えておりますので、従業員が簡単に申告できるものを重視しておりました。
また、セキュリティ要件が当社にマッチしており、安心して任せられる、という点も決め手となりました。

〈渡部様〉

単純な年末調整申告システム導入のみだと、年末調整業務に携わる担当者のチェック工数が残ってしまい、初めてチェック作業を行う人員対する作業手順の説明も必要になりますが、簡単年調だと従業員の申告内容をエコミックがチェックから、申告内容に不備があった場合には従業員へ確認して、そのうえで申告内容を修正してくれるので、導入前に比べその人的リソースを他の業務に充てることができたことが何よりよかったです。
従業員からの問い合わせについてもシステム利用のみとなる場合は、毎年やっていても、毎回同じ質問を受けることが多く、チェック作業に加えて負担に感じていました。その点簡単年調は知識がなくても申告ができる画面構成になっているので、従業員からの問い合わせもグッと減りました。

〈渡部様〉

何よりもマンパワーです。
今までは要件書や手順書を用意して、他部署やグループ会社にヘルプを頼んでいたものの、メイン担当としては私を含め2名体制で年末調整業務を行っていたことから、私どもにとっては一大プロジェクトとして多大な時間を要していました。
こういった中、今まで使用していた年末調整申告システムではなく、簡単年調の利用に切り替えたことにより、手順書の用意もしやすくなったほか、他部署やグループ会社にヘルプを頼む必要もなくなり、約４万人の年末調整対応を2名体制で行えるようになりました。
従業員から申告内容に関する問い合わせがあった場合も、その時点の申告内容が簡単年調の管理者画面で確認でき、従業員本人の対応履歴はもちろんエコミックさんによる対応履歴も全て確認できるため、従業員とエコミックさんの間でどのようなやりとりが発生していたのか、従業員は何に困っているのかについてもアウトソーシングしながらも把握できるところは本当に安心に繋がりますね。

〈渡部様〉

当社のように年末調整にかけられ人員が少ない企業が非常に役立つと思います。
年末調整申告システムの導入だけだと、どうしても多くのチェック工数がかかってしまいます。さらには、年末調整業務に新たに携わる人員にチェック方法を覚えてらうのも大変だと思います。
その点、簡単年調を利用すれば、自社内で要していたチェック工数を省略することができるので、少ない人員でも年末調整業務を行うことができると思います。