「処理状況をリアルタイムで確認することができ、
従業員へのフォローも行いやすくなりました。」

〈人事部　辻野様〉

当社の年末調整業務は、毎年15,000人強の従業員からの申告に基づき、
申告内容のチェック、問い合わせ対応、証明書の回収を一括して行って
いました。

申告については、WEBシステムを既に導入しておりましたが、年に一度の
ことであるため入力ミスが多く、特に保険料などの誤りは非常に多く発生して
いました。
そのため、誤りの指摘や確認に時間を要するうえに、全ての申告を何度
もチェックしながら、最終的な確定を行う必要がありました。

また、パート従業員の申告内容の最終確認を店舗責任者が行っていたため、
店舗責任者の負担が大きくなっていました。
このような経緯から年末調整業務の負担軽減を目指し外部委託を検討しました。

〈人事部　辻野様〉

申告時点で誤りがない状態が一番スムーズな運用となるため、申告時の「分かりやすさ」を重要ポイントとして掲げました。
当社のパート従業員は、高校生から年配の方、外国籍の方、主婦など様々な方が在籍しており、画面操作のわかりやすさや、言葉の意味がわかるヘルプ機能を重要視しました。

簡単年調は、ヘルパー機能やチャットボット機能が充実しており、また、コールセンターへ問い合わせができること、申告書類の写真を撮るだけで保険料控除の申告が可能であることから、誤りのない正しい申告ができると思い、選定しました。
また、事前に管理権限を付与した店舗責任者が、申告状況をリアルタイムで確認し、従業員へのフォローや申告を促すことができることも選定ポイントの一つとなりました。

〈人事部　辻野様〉

例年、従業員が申告した内容のチェック業務に要員が必要でしたが、その負担が無くなりました。
また、従業員からの問い合わせの一部はコールセンターにて対応していただきましたので、誤った状態での申告を未然に防止することが出来ました。

〈人事部　辻野様〉

本年度は初導入であったため、登録や申告方法の従業員への案内に多少の時間を要しましたが、従業員が申告した内容のチェック業務の負担は大きく軽減されました。

〈人事部　辻野様〉

従業員数が多く多様な方が在籍する企業は、申告案内のチェックや申告書類の回収に尽力されていると思いますが、簡単年調の申告画面は非常にわかりやすくできていると思います。

年末調整の処理進捗や従業員が申告した内容に不備がある場合などがWEB上で可視化されているので、状況に応じて申告を促したり、注意喚起もできると思います。
アウトソーシングに抵抗があっても、「年末調整業務だけをアウトソーシングできる」のは、大きな利点だと思います。