「人事部全体の業務効率化と業務時間の削減も実現でき、
全てのグループ会社で簡単年調を導入しています。」

〈企画労務部　労務ご担当者〉

導入前は、グループ会社各社の給与担当者が通常の給与計算と同時進行で年末調整の対応も行うという状況でした。各社ほぼ1名体制であったにもかかわらず、パソコンを使用しない従業員も多く在籍しており、紙ベースで年末調整のデータを回収していたため、毎年年末調整の時期になると、案内文の作成から、郵送、チェック、データ入力etc.と大量の業務が発生し、体力的・精神的・コスト的にとても負担の多いものでした。

様々な業務でデジタル化が進み、一大イベントである年末調整業務の改善に向けた検討を進める中で、パソコンがなくてもスマートフォンで円滑に年末調整の申告データを回収することができるエコミック社の簡単年調に巡り合い、まずはグループ会社の１社で先行導入することになりました。

現在では、当社でグループ会社4社の給与計算業務を一元管理することとなり、
全てのグループ会社でエコミック社の年末調整システムを導入させていただいております。

〈企画労務部　労務ご担当者〉

紙媒体からWEB申告への移行ということにもなりましたが、ガイダンスに沿っての入力や、証明書は写真に撮ってアップロードするだけという操作性もシンプルでわかりやすいです。スマートフォンやタブレットからの申告が可能であり、従業員各自の空き時間を利用しての申告を行えます。これまでの申告にかかっていた時間が短縮されるなど、申告する側の目線からもメリットが大きいと思いました。

また、申告内容の照合から、不備や修正があった際の従業員への修正依頼までもお任せすることができるため、これまで年末調整業務にかかりっきりになってしまっていた期間についても、定例業務にも影響が出ることなく、人事担当者の業務時間の削減につながっています。

〈企画労務部　労務ご担当者〉

導入前に回収した書類をチェックし、システムへ入力していたためミスも多く、年末調整の業務に多大な時間と労力を要していましたが、自ら行っていた申告内容のチェックや入力作業を外部へ委託することにより業務時間と業務負荷を削減することができました。

また、その時間を他の業務に割くことができるため、人事部内全体の業務効
率化と業務時間の削減も図ることができました。

〈企画労務部　労務ご担当者〉

以下の5点が貢献できている部分と考えております。
１．申告書類の発送と回収がなくなったことで、郵送費の削減とペーパーレス化が図れ、配布と申請の段階での「郵送したかどうか」や「未着」等のトラブルがなくなりました。
２．「提出」、「未提出」、「不備」、これらがオンライン上で確認できるので、社内においては必要なところへ必要な連絡がしやすくなりました。
３．不備を修正できていない場合や未申告の場合は、期日までの間、督促メールが何度も配信されるため、今までのように締め切り以降にもバラバラと提出されるものを受け付けなくて済むようになりました。
４．入力案内に従って申告を進めてもらうことで、書類記載の抜け漏れが大幅に減り、従業員側も「何をどこに入力したらいいかわからない」「年末調整の書類の記入は難しくて面倒くさい」という先入観が軽減されたように思います。
５．回収した書類のチェックと集計までしてもらえるので、チェックにかかる時間と集計用のデータ入力の時間が大幅に短縮しました。

〈企画労務部　労務担当者〉

従業員数の多い会社や全国に拠点がある会社には、より有効的だと思います。限られた期間の中で多くの工数を要する年末調整において、従業員ごとの進捗確認がスムーズに行えるのは大変便利です。未申告の従業員への督促も非常に助かっております。

また、エラー内容についても従業員へ自動案内をしてくれるため、労務担当への質問も一定数減っていると思います。
従業員数の多い会社で、電子化を促進したい企業にぜひお勧めしたいです。