「毎年担当メンバー全員にて行っていた休日出勤をしなくても業務が回るようになりました」

〈石井様〉

　今まで年末調整処理では、扶養状況・生命保険料控除等の確認は全て紙の書類にてアナログで行っており、書類の発送から回収、内容の確認、データ作成まで全て手作業だったため手間と時間がかかっていました。
　内容についての問合せはメールや電話にて対応できても、証明書の漏れは提出依頼後届くまで待つことになり時間がかかること、また近年は送付にも日数がかかるようになり、法改正も多くフォーマットの変更や、書類発送時説明文の精査等や問合せ、説明にも時間を取られ通常業務と平行して行うことへの負担が大きくなっており、アウトソーシングを検討するに至りました。

〈石井様〉

　スマートフォンを持っていれば期間中にいつでもどこでも実施できるので申請者が対応しやすいことと、また他では保険料控除の数字を自ら入力するところが多かった中、画像のアップロードだけで完了するところに魅力を感じました。
　また、全てを委託するのではなく、主に手作業にて時間がかかっている部分をアウトソーシングしながらこちらでも状況把握ができること、申請環境等が難しいケースもあることから今までの方法と並行して進行できる部分を評価しました。

〈石井様〉

　今まで対象者分の年末調整書類を印刷・送付から書類回収、内容の確認とアナログで行っていたものが全てデータ上のやりとりで完了するため、申請者の対応も早く確認でき、時間の削減と書類管理の作業が大幅に改善され、毎年担当メンバー全員にて行っていた休日出勤をしなくても業務が回るようになりました。
　初導入時は、申請のための登録処理に手間取った部分もありましたが、申請環境が整えば後は申請者自身がweb上で説明・案内に従い処理を行っていき、Ｑ＆Ａ等も充実しており各自が必要に応じて情報にアクセスできるようになったことで、社員から担当メンバーへの計算・記載ついての問合せも減りました。原本保管の保険料証明書等も計算処理が終わってからの回収となったため、時間に余裕ができたのも助かっています。
　2年目には、申請者も慣れてきて、よりスムーズになってきたと感じています。

〈石井様〉

　手作業であったのがweb上での処理になり効率化が進んだのは勿論、各自アップロード等内容やエラー状況等について今どうなっているかがリアルタイムに会社からも把握できるのは安心でした。各自が行った申請内容についてもすぐに確認できるので、自動でシステムから申請者に送られる督促や連絡に加えて、こちらからも未処理者が出ないよう申請者に依頼のアクションが取れます。問合せが来ても何のエラー出ているか確認しやすくなっているので、問合せ対象の社員にとっても負担が少なく、また単純な作業や計算に取られていた時間が削減されたことで、今までより丁寧に個別対応ができるようになりました。

〈石井様〉

　年末調整処理数が担当社員数に対して多く、業務負担が大きい企業に役立つと思います。特に紙の書類にて年末調整を行っている場合、今まで手作業にて取られていた手間と時間が大幅に短縮され時間に余裕ができたことは大きく、毎年行うものなので社員も慣れていけば更に便利になっていくと思います。また、会社側でもデータ進捗管理をしながら個別に対応ができるので、段階的にアウトソーシングを検討したい場合にもお勧めだと思います。